Boletín Mayo 2005

By Administrator • August 27, 2008

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en México como en todo el mundo. Usted esta recibiendo este
boletín porque hemos trabajado anteriormente con usted, o
porque hemos tenido contacto con su compañía. Nuestro
propósito es enviarle información relevante y practica,
noticias que pueda usar. Le agradecemos sus comentarios y sugerencias,
y esperamos que lo envíe a más personas que puedan
encontrar interesante su contenido.Para dejar de recibirlo, vea
abajo.


	Cuantos correos hay en su bandeja de entrada?

Este es uno de los problemas más típicos con los que
me encuentro todos los días. Una bandeja de entrada con cientos
de correos. A veces más, a veces menos, pero simplemente,
imposible de manejar.

Lo que
ocasiona esto es que cuando se quiere buscar un correo en particular
(una cotización, una oferta, seguimiento de un proyecto)
usted tiene que lidiar con toda la lista para poder encontrar lo
que esta buscando.

La solución
del problema empieza con encontrar el “número
mágico”. Considere su buzón de entrada
como el número de pendientes que tiene usted respecto a sus
correos.

Por
ejemplo, mi número personal es 20. Esto significa que no
permito que haya más de 20 correos en un momento dado en
mi buzón de entrada. Son 20 pendientes que tengo que atender
en el transcurso del día.

Encuentre
su propio número de pendientes con los que se sienta cómodo.
Puede ser cualquier número, solo considere que si el número
es muy alto, es probable que nunca termine esos pendientes.

El siguiente
paso es revisar sus correos uno por uno y aplicar estos pasos:

**Contestar

Cada correo que requiera de su atención personal
e inmediata, contéstelo lo más pronto posible. Una
vez hecho esto, decida según los pasos siguientes que debe
hacer.

**Asignar

Si
el correo debe atenderlo otra persona, reenvíelo a esta persona
con las instrucciones de lo que debe hacer y archive su copia en
un directorio llamado “asignados” para que pueda revisar
con su personal si ya fue atendido. (¡También
mandele una copia de este boletín para que sepa que debe
hacer!) En otro boletín hablaremos sobre la creación
de directorios.

Como
el correo llegó a su buzón, no olvide responderlo
explicándole a la persona que lo envió que su asunto
será atendido por un tercero.

**Archivar

Si
el correo vale la pena de ser conservado, páselo a otro directorio.
Su herramienta de correos le permite crear distintos directorios
como “Cotizaciones”, “Noticias”, “Clientes”,
etc. Lo importante es que si ya no requiere su atención inmediata,
ya no debe estar en su bandeja de entrada.

**Borrar

Si
el asunto ya fue atendido y no vale la pena archivarlo, borrelo
de su buzón de entrada.

Si maneja
estos puntos y trata de conservar su “número
mágico” de correos en su buzón, usted
será más productivo y su correo se convertirá
en una herramienta útil y no en una carga.