Esta tecnología, anunciada hace algunos años, ha demostrado que su uso provoca la reducción de costos y tiempo de procesos en las empresas y en el gobierno, y contribuye a la disminución de consumo de papel y, por tanto, de la contaminación ambiental

En los próximos años veremos una adopción explosiva por parte de las empresas de la factura electrónica. Las compañías también empiezan a solicitar a sus proveedores que entreguen facturas electrónicas y podrían cambiarlos por aquellos que sí la entreguen, asegura Felipe Sánchez, director general de Indicium Solutions. Como ejemplos detalló que Farmacias Guadalajara ya pidió a los laboratorios que le surten que entreguen factura electrónica, lo mismo está sucediendo con Femsa y el próximo año Pemex podría hacerlo con sus propios proveedores.

De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Comprobante Fiscal Digital (CFD) es un mecanismo de comprobación fiscal que se incorpora a los esquemas tradicionales existentes, “con la particularidad del uso de las tecnologías de la información para la generación, envío y resguardo de documentos fiscales”.

El CFD tiene las siguientes características: integridad (garantiza que la información está protegida y no puede ser manipulada o modificada); autenticidad (para verificar la identidad del emisor y el receptor); y el no repudio (el emisor que sella digitalmente el CFD no puede negar la generación del comprobante).

La factura electrónica es la representación digital de un tipo de comprobante fiscal digital, que usa los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF). El SAT señala que los beneficios del CFD son: reducción de tiempos en procesos administrativos, rapidez y seguridad en el intercambio de información, agilidad en la recepción de mercancía, mejor servicio al cliente, reducción en el volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos, mejor uso de espacios físicos, evitar la captura reiterativa de información, reducción de tiempos de edición y remisión, menor cantidad de disputas por facturación, entre muchos otros.

En opinión de Sánchez, aún falta mucho para que todas las empresas en México tengan una adopción total de la factura electrónica, aunque podría haber inversiones importantes en este rubo para el próximo año por la reforma fiscal.

Entre los países que ya lo adoptaron están España, Brasil y Argentina.

Una de las empresas que ya implantó un sistema para la emisión de facturas electrónicas es el complejo hospitalario Grupo Médica Sur en siete de sus filiales.

Martín Salazar, director de contraloría del Grupo Médica Sur, explica que empezó a funcionar el 1 de junio de 2006 y en este tiempo han hecho recuperaciones de la inversión (que oscila entre 1 millón y 1 millón y medio de pesos) y reducción de costos.

Salazar refiere que en 15 meses han tenido alrededor de 400 mil pesos de ahorros en la operación, principalmente por la impresión de facturas en hojas blancas, en vez de usar formas preimpresas.

Sin embargo, para Salazar los beneficios de la facturación electrónica van más allá del aspecto económico, como es el evitar la dependencia de los proveedores de facturas preimpresas; antes imprimían la factura en original y tres copias, hoy sólo es una; puede enviarse vía correo electrónico.

Asimismo, había áreas que imprimían sus propias copias dando como resultado folios independientes.

Pero sobre todo se mejoró la cobranza y atención a clientes. “La parte intangible que es la más importante para nosotros es la atención a nuestros pacientes. Si no las quieren impresas se le puede enviar por correo electrónico. Esa atención al paciente para nosotros es invaluable”, destaca.

“Como cliente te dan respuesta más rápido, no te entretienes y la gente que atiende a los pacientes está contenta con la herramienta porque en el proceso de implantación se dedicó el tiempo y la atención a involucrar a las personas que iban a estar operando el sistema”, añade el líder de Indicium Solutions.

Por otro lado, Salazar comenta que la factura electrónica es muy segura, ya que cuenta con varias medidas de seguridad que la hacen inviolable y difícil de modificar, por lo que “no puede haber dos facturas iguales”, y como el sistema de tecnologías del grupo no cambió, se añaden las propias protecciones de seguridad al sistema de facturación electrónica.

“Si se cambia algún dato, al momento de compararlo con el sello digital no corresponde, entonces el SAT inmediatamente lo detecta, que además solicita que se informe el uso de los folios mes a mes”, describe Sánchez.

El directivo acota que están terminando de implantar el sistema de emisión y para 2008 en Médica Sur iniciarán el proyecto de recepción de documentos. Pero la factura electrónica no es lo único, han hecho avances en otros aspectos como el uso de vales de despensa y expedientes de pacientes electrónicos.

Salazar no duda que en un tiempo, cuando ya tengan todo el sistema completo, pudieran pedir a sus proveedores que también den facturas electrónicas. Por lo pronto indica que la aseguradora Mapfre Tepeyac es una de las empresas que ya los visitó. “Mapfre va más allá, quieren que les enviemos la información en formato XML para que extraigan la información y la importen directamente a su sistema”.

La firma ING es otro de los clientes de Médica Sur al que ya le envían la información por correo electrónico, en formato PDF (de lectura).

Al respecto, Sánchez agrega: “Estamos en la antesala de ver una masificación del documento electrónico, no nada más la factura. por ejemplo, los recibos de nómina de los trabajadores, que siguen el mismo camino que la factura”.