¿Cómo empezar la migración?

1. Compromiso. Es necesario obtenerlo de los participantes y definir el grupo de trabajo. Esta actividad requiere de identificar a los responsables de las áreas o procesos involucrados con la facturación: ventas, almacén, recibo, cuentas por pagar, mercaderías, aclaraciones, archivo, compras y sistemas.
   
2. Análisis. Documentar el flujo de operación (desde que se recibe y procesa un pedido hasta la generación y pago de la factura), con el objetivo de identificar oportunidades de mejora en los procesos.
   
3. Diseño. La empresa debe crear el modelo para procesar la información de manera electrónica, optimizar los flujos de información, rediseñar los procesos existentes, reducir las capturas manuales y eliminar actividades que no generan valor a la operación.
   
4. Alcance. Definir el flujo de las actividades y tiempos considerando réplica con los diversos clientes/proveedores que vayan adoptándolo.
   
5. Desarrollo. Adopción y uso de medios de transmisión y estándares definidos para la comunicación de la información comercial, realizar las modificaciones necesarias a los sistemas internos, establecer los parámetros de seguridad requerida y adicional, definir las necesidades de hardware y software, auditorías y tiempos de desarrollo, comprar y adoptar sistemas administrativos con módulos de factura electrónica (sus costos fluctúan entre 60 mil y 2 millones de pesos).
   
6. Capacitación. Entrenamiento, sensibilización y difusión del proyecto a todas las áreas y personal involucrado en la nueva forma de operar.
   
7. Pruebas. Una vez aprobado el desarrollo, efectuar pruebas piloto en paralelo (en papel-tradicional-electrónica).
   
8. Implementación. Eliminar la emisión de facturas en papel, contemplar planes de contingencia y actualizar regulaciones fiscales.