Actualmente, la tendencia de las compañías de primer nivel es disminuir el uso del papel en todos sus movimientos. Por diversas razones:  la protección del medio ambiente, eliminación de documentos acumulados, fácil manipulación de los mismos y reducción de costes.

Sin embargo, el dejar a un lado el uso del papel no siempre es sencillo. Si pasamos nuestros documentos internos a una versión electrónica, no tendremos problema, ya que no es necesario demostrar su validez oficial ante ninguna entidad. Pero cuando hablamos de documentos sensiblemente importantes para la compañía y que además deben ser avalados por alguna entidad financiera, es cuando debemos tener en cuenta las implicaciones de suprimir el papel. Es el caso de las facturas, documentos muy importantes, ya que marcan la adquisición de productos y servicios, que ayudan a mejorar la gestión de cada compañía, por lo que el uso de dos conceptos como facturación electrónica y digitalización certificada de facturas, es cada día más común.

Pero ¿qué es la facturación electrónica? Principalmente es aquella originada de forma informática y que puede ser transmitida  por medio de un sistema de comunicaciones (por ejemplo internet), siendo importante garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos.

De igual modo existe una creciente tendencia hacia el proceso de digitalización de los documentos en soporte papel, con la finalidad de sustituirlos con sus correspondientes ficheros electrónicos y destruir, posiblemente, enormes cantidades  de papel, teniendo como consecuencia ahorros en la gestión documental y reducción de los costes fiscales. Esto se llama digitalización certificada. Se trata del proceso por el cual son obtenidas las imágenes digitales basadas en el documento original siempre salvaguardando la integridad y fidelidad  del soporte físico que se sustituirá. Este proceso debe ser ejecutado mediante el empleo de un software certificado por la Agencia Tributaria.
De manera similar a las facturas en papel, las electrónicas están sujetas a regulaciones que garanticen la integridad y autenticidad. Estas regulaciones varían dependiendo de la zona geográfica, por ejemplo tenemos regulaciones internacionales que se aplican de forma general. 

En Europa, la facturación electrónica es regulada por la Directiva 115/2001, debiendo ser adoptada por cada país miembro de la UE antes del 31 de diciembre de 2003.

Entre los beneficios que supone la facturación electrónica y la digitalización certificada encontramos que, dependiendo del tamaño de cada compañía, el ahorro por concepto de gestión de facturas, en términos de envíos, recepción, almacenamiento, búsquedas, firmas, pagos, etc., puede  estar situado ente un 40% y un 80%.

El ahorro deriva de la reducción de la intervención humana, llevando al mínimo los errores. También se elimina la impresión, los ensobrados y envíos postales, por lo que son pocos los sitios de almacenamiento.

Una de las consecuencias es el aumento de la eficiencia, ya que los procesos son acelerados, transformándolos en procesos ágiles, donde una factura puede ser incluso accesible por todos los usuarios autorizados. Asimismo mejora el control de la trazabilidad, situando en un punto muy bajo los posibles fraudes. Finalmente la tarea de auditar se facilita también, ya que es sencillo obtener reportes de procesos y control de gestión.

Fuente de Informacion:
www.gaceta.es

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