Este es uno de los problemas más típicos con los que me encuentro todos los días. Una bandeja de entrada con cientos de correos. A veces más, a veces menos, pero simplemente, imposible de manejar.

Lo que ocasiona esto es que cuando se quiere buscar un correo en particular (una cotización, una oferta, seguimiento de un proyecto) usted tiene que lidiar con toda la lista para poder encontrar lo que esta buscando.

La solución del problema empieza con encontrar el "número mágico". Considere su buzón de entrada como el número de pendientes que tiene usted respecto a sus correos.

Por ejemplo, mi número personal es 20. Esto significa que no permito que haya más de 20 correos en un momento dado en mi buzón de entrada. Son 20 pendientes que tengo que atender en el transcurso del día.

Encuentre su propio número de pendientes con los que se sienta cómodo. Puede ser cualquier número, solo considere que si el número es muy alto, es probable que nunca termine esos pendientes.

El siguiente paso es revisar sus correos uno por uno y aplicar estos pasos:

Contestar

• Cada correo que requiera de su atención personal e inmediata, contéstelo lo más pronto posible. Una vez hecho esto, decida según los pasos siguientes que debe hacer.

Asignar

• Si el correo debe atenderlo otra persona, reenvíelo a esta persona con las instrucciones de lo que debe hacer y archive su copia en un directorio llamado "asignados" para que pueda revisar con su personal si ya fue atendido. (¡También mandele una copia de este boletín para que sepa que debe hacer!) En otro boletín hablaremos sobre la creación de directorios. Como el correo llegó a su buzón, no olvide responderlo explicándole a la persona que lo envió que su asunto será atendido por un tercero.

Archivar

• Si el correo vale la pena de ser conservado, páselo a otro directorio. Su herramienta de correos le permite crear distintos directorios como "Cotizaciones", "Noticias", "Clientes", etc. Lo importante es que si ya no requiere su atención inmediata, ya no debe estar en su bandeja de entrada.

Borrar

• Si el asunto ya fue atendido y no vale la pena archivarlo, borrelo de su buzón de entrada.

Si maneja estos puntos y trata de conservar su "número mágico" de correos en su buzón, usted será más productivo y su correo se convertirá en una herramienta útil y no en una carga.