Evaluamos una amplia selección de opciones, desde servicios en línea como Google Docs & Spreadsheets que combinan el almacenamiento y la edición, hasta métodos que se valen de los recursos en línea y fuera de línea para dar más control sobre dónde se almacenan los datos y cómo se trabaja con ellos. También le decimos cómo llegar a los archivos que guarda en la PC de su casa usando un teléfono móvil y cómo llevar su escritorio consigo en una unidad flash.

Hágalo todo en la Web

En un mundo ideal, podríamos llegar a cualquier computadora, poner una dirección de la Web, nombre y contraseña, e instantáneamente obtener acceso a todas nuestras aplicaciones o a un archivo con todos nuestros datos, listos para trabajar en ellos. Y para hacerlo, no tendríamos que usar ningún software, excepto el navegador.

Nos encontramos en un camino que conduce hacia ese ideal, pero quedan obstáculos por superar. Aunque las suites o conjuntos de colaboración en línea y de oficina están disponibles ahora, no han madurado totalmente.

Las principales inquietudes siguen siendo la confiabilidad y la disponibilidad. Su línea de Internet o la conexión de Wi-Fi del hotel se pueden descomponer sin previo aviso, interrumpiendo por ello su trabajo y causando la pérdida de los datos. Casi todos estos servicios se encuentran en un estado beta, así que los errores son de esperar. A pesar de lo dicho anteriormente, los profesionales que administran estos servicios respondieron rápidamente a nuestras preguntas y se esforzaron por corregir los errores reportados.

La mayoría de los servicios pone límites estrictos al tamaño de los archivos. Aunque un máximo de 10MB es común, algunas compañías ponen límites mucho más bajos: por ejemplo, Google sólo permite la mísera cantidad de 500KB para un documento de texto.

Por último, no se olvide de que está trabajando en un navegador de la Web, no en una aplicación fuera de línea. Los documentos grandes se cargarán y refrescarán con lentitud, y en la mayoría de los casos usted no recibirá una advertencia de “¿Está seguro?” si trata de cerrar accidentalmente la ventana del navegador sin guardar sus cambios.

Conclusión: Hoy en día, los servicios de aplicaciones en la Web son excelentes para el uso ocasional o de emergencia cuando usted está de viaje, pero no como el método preferente de almacenar y editar documentos, así que usted debe mantener una copia local de sus datos. Sin embargo, si está dispuesto a probarlos, estas son las opciones móviles que trabajan mejor y hacen más.

Google Docs & Spreadsheets

Esta adición bastante simple al imperio de Google (docs.google.com) es uno de los servicios de hospedaje de aplicaciones más fácil y más completo que hemos evaluado. Aunque todavía no incluye un editor de presentaciones (nos dijeron que hay uno en camino), es fácilmente el anfitrión en línea más confiable para documentos y hojas de cálculo. También es gratuito. Lo único que hace falta es una cuenta de Google.

Transferir sus datos dentro y fuera de Google Docs & Spreadsheets es fácil. Un sistema de carga acepta los archivos uno por uno y puede exportarlos en formatos como los de Microsoft Office, OpenOffice, HTML y PDF. Google incluso le brinda una dirección de correo electrónico personal que usted puede usar para enviar texto o documentos adjuntos (todavía sin las hojas de cálculo); el sistema entonces los convierte y los almacena automáticamente junto con sus otros documentos en línea. Si no lo usara para nada más, este diseño le daría una manera conveniente de hacer copias de seguridad instantáneas sin tener que usar un navegador (advertencia: el servicio todavía está en versión beta y tiene varios errores). Los usuarios de Gmail pueden enviar por correo electrónico un documento en línea como texto o como un dato adjunto sin salir del sistema de Docs & Spreadsheets.

Usted puede compartir cualquier documento u hoja de cálculo y hasta 50 personas pueden trabajar en un archivo al mismo tiempo. Aunque los cambios en los documentos no son visibles hasta que un usuario refresque la ventana del navegador, las hojas de cálculo se actualizan en tiempo real; esto pudiera causar reacciones interesantes cuando múltiples usuarios agregan, borran y sustituyen datos simultáneamente.

Los controles y las herramientas de edición de Google tienden a ser rudimentarios y el tamaño de archivo está muy limitado (500KB para los documentos y 1MB para las hojas de cálculo). Un sistema práctico de revisiones lleva el rastro de las versiones viejas de sus archivos; la mayoría de los servicios rivales carece de esta característica tan importante. Además, cada usuario puede almacenar hasta 5.000 documentos y 200 hojas de cálculo en el servicio.
Si usted necesita mucha funcionalidad para la administración de proyectos, la característica de “múltiples editores a la vez” de Google Docs & Spreadsheets probablemente no le servirá. No tiene un sistema para controlar el flujo de trabajo, ni un sistema de discusión o de charla, y sólo una interfaz básica que hace juego con las demás propiedades sobrias de Google.
Sin embargo, Google Docs & Spreadsheets parece extremadamente estable y su curva de aprendizaje es aceptable. Es quizá el servicio de hospedaje de datos y aplicaciones más confiable y completo que hay en la Web.

ThinkFree

Aunque el gratuito ThinkFree (http://www.thinkfree.com) muestra AdWords de Google al lado derecho de su pantalla mientras usted trabaja en documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones, los anuncios son bastante discretos y no achican su espacio de trabajo.
Poner los archivos en ThinkFree es fácil. El sistema de carga de la aplicación le permite arrastrar rápidamente archivos desde el Explorador de Windows a su navegador y luego cargarlos todo de una vez. Usted puede descargar esos archivos con igual facilidad, oprimiendo un par de botones; se está trabajando en una función para ‘bajar todos los archivos’.

ThinkFree le da dos maneras de editar archivos. Con el sistema de ‘quick edit’ podrá realizar tareas simples como crear tablas básicas y cambiar fuentes; es muy apropiado para los documentos de texto solamente. Si necesita opciones más avanzadas (como la mayoría de los usuarios), cambie al modo de ‘power edit’, donde tendrá casi el mismo nivel de control sobre el documento que tiene en Microsoft Word. En realidad, la interfaz de power edit es casi un clon de Office. Los modos de edición disponibles para los subsistemas de presentaciones y de hojas de cálculo son parecidos a los que se usan para los archivos de texto. El módulo de presentaciones también contiene un sinfín de imágenes prediseñadas que usted puede usar.
Al igual que el servicio de Google, ThinkFree ofrece una manera conveniente de hacer una copia de seguridad de sus archivos sobre la marcha. Ofrece un generoso espacio de almacenamiento de 1GB y su límite de 10MB para los archivos individuales es más que suficiente para las presentaciones más complicadas. En ThinkFree se pueden almacenar muchos tipos de archivo –no solamente documentos de datos– aunque ciertos tipos (como .exe y .dll) están excluidos.

Cuando usted decide compartir un archivo con otro usuario, ThinkFree envía un correo electrónico al usuario con quien compartirá el archivo, y dirige a esa persona a un URL especial donde se puede editar el documento por medio de la interfaz normal de ThinkFree. Los usuarios invitados pueden ver documentos sin tener una cuenta en ThinkFree, pero para usar cualquiera de las funciones de edición del servicio deben tener su propia cuenta.

El diseño basado en Java de ThinkFree es el único aspecto inquietante del sistema. Java puede causar problemas con el navegador y no hay garantía de que la computadora prestada que use tenga a Java instalado. 

Zoho

En el mundo de las aplicaciones de oficina hospedadas en la Web, Zoho (http://www.zoho.com) puede ser relativamente nuevo (este servicio debutó en 2005), pero está lleno de prestaciones. Zoho ofrece un conjunto de herramientas grande y mayormente gratis diseñado para reemplazar casi todo lo que usted tenga instalado en la PC del trabajo. Y aunque algunas de sus herramientas todavía están en la etapa beta, el servicio funciona bastante bien.

Zoho comprende 12 módulos separados, entre ellos los servicios usuales de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, más un módulo de administración de proyectos, un sistema de charla, una herramienta para conferencias en la Web, e incluso un creador de wikis. Usar las diversas aplicaciones de Zoho es sencillo. Las aplicaciones se cargan rápidamente y las interfaces son familiares a cualquier usuario de Office. La excepción es el módulo de presentaciones, que es rudimentario y no muy funcional.

Usted puede acceder a cualquiera de los sistemas con una sola identificación (ID) de Zoho, pero los servicios no están conectados totalmente. En particular, si quiere almacenar todos sus datos en línea, puede verse frustrado por la ausencia de un depósito central para los archivos en Zoho: en vez de esto, los documentos están confiscados en Zoho Writer, en Zoho Sheet (hojas de cálculo), o en Zoho Show (presentaciones). Aunque puede tener múltiples aplicaciones abiertas en ventanas o fichas de navegador separadas, sería mucho más conveniente tener un solo lugar para ver todos sus datos. Esto es posible en una escala limitada a través de la miniaplicación Zoho Notebook, con la que puede administrar grupos de archivos de hoja de cálculo y de procesamiento de texto, conjuntamente con otros medios (vea nuestra evaluación total de Zoho Notebook en este número).

Usted puede invitar a otros usuarios a colaborar en sus documentos de Zoho usando el sistema integrado de invitación por correo electrónico que ofrece ese servicio. Al igual que en ThinkFree, usted puede compartir documentos por medio de un URL enviado por correo electrónico. Las personas pueden ver documentos de Zoho sin tener que crear su propia cuenta en Zoho, aunque los colaboradores tendrán que inscribirse para editar archivos en línea.

Poner sus datos en Zoho es más fácil que sacarlos de allí. Una característica innovadora le permite instalar un complemento para guardar cualquier archivo directamente en Zoho desde Word o Excel. También puede usar Word o Excel para abrir documentos almacenados en línea en el servicio de Zoho sin tener que visitar el sitio de Zoho (sin embargo, tiene que estar conectado a la Internet). Es una manera práctica de usar su editor preferido mientras guarda todos sus datos en línea. Las hojas de cálculo y documentos se pueden exportar en diversos formatos, pero sólo de uno en uno. Lo malo del caso es que la única manera de guardar una presentación es como un documento HTML con un archivo de Flash intercalado, que lo hace esencialmente imposible de editar fuera de línea.

Zoho ha establecido un límite generoso de 10MB por archivo, sin un máximo de tamaño para los documentos de texto ni para el almacenamiento total (aunque el servicio limitará el almacenamiento total a 1GB por cliente al final de su período beta). De los servicios que probamos, Zoho fue el que mejor manejó los formatos antiguos de archivos: incluso se las arregló para importar algunos archivos viejos de Excel 4.0 sin problema, la mayoría de los otros servicios se atascaban con estos datos.

En total quedamos agradablemente impresionados con Zoho, a pesar de algunos errores tempranos que requirieron la intervención de un administrador de Zoho. Por ejemplo, cuando usamos una dirección de correo electrónico como nuestro nombre de usuario de Zoho, Zoho produjo unos URL especiales con el símbolo @ en ellos, lo que no funciona en la Web. Pero si Zoho encuentra una manera para combinar mejor los servicios que tiene dispersos, será un contrincante serio.

Lo mejor de ambos mundos

Los conjuntos de oficina en línea le ofrecen un sitio único para almacenar y manipular sus datos. Por el contrario, diversas alternativas le invitan a usar una combinación de recursos en línea y fuera de línea para mantener un mayor control sobre sus datos y aplicaciones.

Hay razones muy buenas para usar un enfoque híbrido. Es posible que usted se sienta incómodo con el riesgo de seguridad que representa almacenar datos en línea, o que no le guste el grupo de funciones, la interfaz, o la lentitud de alguna aplicación de los servicios en línea. Y como simplemente no es posible mantenerse conectado a la Internet todo el tiempo, usted necesita opciones que no dependan de ella.

Almacenamiento en línea, edición local

Una manera popular y fácil de aprovechar la Internet es usarla exclusivamente para almacenar datos. Cuando usted almacena datos en línea, siempre tendrá copias de seguridad automáticamente. Y con estos servicios es muy fácil dar a otros usuarios acceso a sus archivos. Usted puede enviar los archivos por correo electrónico, compartir carpetas con otros usuarios dentro de la interfaz, o publicar archivos a un sitio público de la Web que cualquiera que trabaje con una computadora conectada a la Web podrá usar.

A diferencia de los servicios de aplicaciones hospedadas, a los servicios de almacenamiento en línea como Xdrive (http://www.xdrive.com) no les importa qué tipo de archivo usted almacena en sus sitios, lo que le da más libertad para guardar allí lo que quiera. El complemento de Xdrive para el Explorador de Windows le permite acceder a sus archivos en línea directamente desde su escritorio, sin tener que abrir nunca un navegador. El servicio también ofrece 5GB de almacenamiento gratuito, que se puede aumentar a 50GB pagando US$10 al mes. Microsoft está preparando su propio servicio, Windows Live Folders, que se debe integrar impecablemente con Windows Vista; este servicio fue distribuido en versión beta limitada a unos mil usuarios a finales de junio, pero Microsoft dice que pronto se extenderá a más usuarios

Para situaciones complicadas –especialmente donde tenga que compartir datos con otros usuarios– considere Basecamp (http://www.basecamphq.com), WebOffice (http://www.weboffice.com) y Central Desktop (http://www.centraldesktop.com). Los tres sitios proveen sistemas avanzados de administración de proyectos y de colaboración diseñados para permitir a los usuarios administrar proyectos en gran escala, con características como el registro de salida de los documentos hospedados, listas de tareas pendientes, calendarios, sistemas internos de charla y juntas de discusión. Los precios para estos servicios dependen del número de usuarios o de proyectos, no de la funcionalidad. Los precios pueden alcanzar US$700 al mes para las operaciones grandes (en el caso de la licencia para 100 usuarios de WebOffice). En el extremo bajo, el plan de servicio básico gratuito de Central Desktop (25MB de almacenamiento para cinco usuarios) ofrece toda la funcionalidad de planes más caros. Un plan similar para cinco usuarios en WebOffice cuesta US$60 al mes. La valoración de Basecamp se basa en el número de proyectos: el manejo de cinco proyectos activos con el servicio cuesta US$24 mensuales.

 


Almacenamiento local, edición en línea

De manera inversa, usted puede guardar todos sus documentos en su unidad de disco duro, pero editarlos usando las aplicaciones en línea que necesita. De esa forma tendrá una copia local segura de sus datos y no tendrá que confiar en la aplicaciones instaladas en una PC que tenga que usar cuando esté lejos de la suya.

Usted puede usar esta estrategia con cualquiera de los servicios hospedados que se mencionan en la primera sección de este artículo, cargando los documentos según sea necesario. Alternativamente, puede usar servicios como iNetWord y gOffice que se especializan en aplicaciones individuales (por ejemplo, el procesamiento de textos).
Aunque sólo ofrece un procesador de textos, iNetWord (http://www.inetword.com) es tan rico en funciones que hasta los usuarios más avanzados encontrarán que satisface sus necesidades. También puede agregar y editar tablas, imágenes y caracteres especiales fácilmente.

Se necesita un poco de tiempo para acostumbrarse a la extraña interfaz de este servicio, pero uno se da cuenta pronto de lo útil que es. Además de la barra de herramientas situada en la parte superior, tiene un par de listas de archivos al estilo del Explorador en el lado izquierdo de la pantalla. Aquí puede abrir documentos, insertar y administrar imágenes, y compartir diversas carpetas con otros usuarios registrados de iNetWord. Aunque iNetWord no es inmediatamente intuitivo, es uno de los pocos servicios de edición en línea que ofrecen una jerarquía de carpetas completa y fácil de administrar.

Usted puede cargar archivos en el formato de Word y exportarlos como archivos de Word o PDF. Una característica especial para los usuarios expertos es el acceso por FTP a su directorio, donde podrá mover archivos a su antojo. iNetWord también mantiene automáticamente las versiones antiguas.

Sin embargo, la capacidad de almacenamiento del servicio crea un problema crónico. A pesar de que no indica límites en el tamaño de los archivos, tuvimos problemas para poner datos de más de 2MB en el sistema. Desde entonces, la compañía ha elevado el límite a 10MB, pero el límite de capacidad total de 25MB sigue siendo demasiado pequeño.

iNetWord es relativamente liviano y no tiene muchos defectos, un elogio que no podemos ofrecer a muchas de las herramientas en esta categoría.

Otra opción es el venerable procesador de texto en línea gOffice (http://www.goffice.com), que realmente es una versión para la Web de la herramienta de composición gráfica LaTeX, envuelta en un paquete simple de usar. Si usted quiere crear un PDF de algún texto y luego aplicarle un membrete personalizado, gOffice puede ser lo que busca. Sin embargo, la aplicación no incluye una función de importación; para poner sus datos en gOffice, usted tiene que copiarlos y pegarlos en una ventana del navegador.

En años recientes ha aparecido una variedad de aplicaciones en línea más especializadas. Para la edición de fotos, no hay nada mejor que Picnik (www.picnik.com); y para la edición de vídeo en línea, Jumpcut (http://www.jumpcut.com) merece la pena (vea nuestra evaluación de Picnik en este número).

Acceso remoto a datos y aplicaciones en la casa

Otro enfoque que sigue viable es dejar todos los datos en la computadora de su hogar y simplemente acceder a ella a distancia cuando lo necesite.

La mejor solución gratuita es LogMeIn (www.logmein.com). Para usarla, instale el software en la PC anfitriona (el sistema donde tiene sus datos) y déjela encendida cuando salga. Para acceder a esa PC desde cualquier otra computadora, simplemente visite el sitio de LogMeIn, escriba su información de usuario y seleccione el sistema al que quiere conectarse. Una versión idéntica del escritorio de esa PC aparecerá en una ventana, y le dará pleno control sobre la computadora, como si estuviera sentado frente a ella. LogMeIn ofrece diversos niveles de servicio, incluso una versión Pro que cuesta US$70 al año por cada PC o US$13 mensuales por PC.

GoToMyPC (http://www.gotomypc.com) es una alternativa similar y quizás mejor conocida para LogMeIn. Encontramos que los dos servicios son casi idénticos menos en el precio. GoToMyPC vende un solo nivel de servicio con precios que comienzan en US$20 mensuales para el acceso a una PC, y sube gradualmente según el número de PC adicionales a las que usted se quiera conectar. LogMeIn ofrece prácticamente las mismas posibilidades en su versión gratuita.

Use una unidad flash para llevar su escritorio en el bolsillo

Si no quiere depender de la Web para almacenar o editar sus datos, tiene otra opción: guarde sus datos y sus aplicaciones en una unidad flash. Tal vez las unidades USB flash sean baratas, pero son infinitamente útiles, especialmente ahora que hay herramientas para hacerlas trabajar como un clon de su escritorio, al que usted puede acceder por medio de cualquier PC, ya esté conectada a la Web o no.

El más impresionante es MojoPac (http://www.mojopac.com): es la versión más real de un escritorio móvil que hemos visto hasta la fecha. Después que instalar MojoPac en su unidad flash y agregar datos, aparece el escritorio de MojoPac, una interfaz personalizada parecida a un escritorio regular de Windows. Aquí puede instalar cualquier aplicación de Windows, como si usara una PC regular. MojoPac incluso transforma temporalmente su unidad flash en la unidad C: de su sistema. Una vez que haya instalado una aplicación en la unidad flash equipada con MojoPac, trabajará en casi cualquier computadora donde pueda insertar la unidad flash. Toma tiempo acostumbrarse a la idea, pero el software funciona bien y es compatible con cualquier dispositivo USB, incluso el Apple iPod. La mala noticia es que el software cuesta US$50 después de vencido el período de prueba de 30 días. Usted puede obtener una funcionalidad similar con Ceedo (US$30, www.ceedo.com), que incluye un número de aplicaciones dentro de su sistema. Sin embargo, necesitará otro software de US$30 llamado Argo (que se baja con el programa de Ceedo), para ejecutar aplicaciones –como las de Microsoft Office y Lotus Notes– que no son parte del sistema.

Otra opción es MigoSync (US$30,http:// www.migosoftware.com), un programa que le permite sincronizar correo electrónico, compartir archivos de datos y duplicar el aspecto de su escritorio. Pero a diferencia de MojoPac, MigoSync no le permite almacenar ni llevar aplicaciones que no estén diseñadas ya para instalarse en unidades flash.
Si usted es de los que prefiere hacer las cosas por su cuenta, puede instalar manualmente en la unidad flash los datos y las aplicaciones que quiera. El resultado no es la experiencia homogénea que ofrece MojoPac, pero trabaja igualmente bien. Su primera parada debería ser PortableApps.com, que está lleno de programas gratuitos que funcionan directamente desde una unidad flash sin requerir una instalación normal de Windows. Si le gustan los programas de código abierto, PortableApps ofrece muchas alternativas, desde Firefox hasta OpenOffice y GIMP (la alternativa para Photoshop), todos listos para ejecutar desde su dispositivo USB preferido.


Conéctese a sus datos desde cualquier teléfono móvil habilitado para la Web

Los propietarios de Blackberry y Treo conocen desde hace tiempo las alegrías y las penas de tener acceso al correo electrónico y a documentos críticos en todo momento.
Pero usted no tiene que comprar un híbrido costoso de teléfono y PDA para obtener estas posibilidades. Si su teléfono tiene alguna capacidad de navegar por la Web o de recibir mensajes de texto, usted puede revisar su correo electrónico mientras viaja y localizar archivos en la computadora de su hogar.

Algunos nuevos servicios buscan cerrar la brecha que divide al teléfono móvil de la PC. Uno de los más prometedores es el gratuito SoonR (http://www.soonr.com), que puede ser la aplicación más completa de este grupo. SoonR convierte cualquier teléfono con capacidad para la Web en una herramienta de acceso remoto. Simplemente instale la aplicación compacta de SoonR en su PC y déjela funcionando en la bandeja del sistema cuando salga de viaje. SoonR se conecta a su bandeja de entrada y le da acceso a los archivos almacenados en su carpeta ‘Mis documentos’, o en cualquier otra carpeta que desee compartir. SoonR también trabaja a distancia con cualquier sistema de búsqueda de escritorio que usted use.
Una vez que haya encontrado su archivo o correo electrónico, SoonR lo muestra en su teléfono móvil en miniatura. Si usted usa un teléfono móvil regular, tendrá que efectuar algún desplazamiento por la pantalla en sentidos vertical u horizontal, o un acercamiento para verlo todo; sin embargo, en la pantalla más grande de un teléfono inteligente, SoonR muestra la información con mucha exactitud. También puede enviar el correo electrónico a otro dispositivo más grande, lo que puede ser preferible cuando se estén viendo, por ejemplo, imágenes en PowerPoint.

Para los usuarios con necesidades modestas, hay un número de servicios que permite a los teléfonos móviles básicos tener acceso a cualquier cuenta de correo electrónico. TeleFlip (http://www.teleflip.com) le permite remitir el correo electrónico de su trabajo o de su casa a su teléfono móvil. Simplemente inscríbase en el servicio gratuito, ajuste su cuenta de correo electrónico como le piden y listo. Los mensajes enviados de los individuos que usted especifica (y solamente aquellos que usted especifica) llegan en forma de mensajes cortos de texto. No espere mucho porque los mensajes no pueden exceder 120 caracteres y (obviamente) no se permiten los anexos. El servicio rompe los mensajes más grandes en pedazos; usted determina el número máximo de trozos permitidos antes de que TeleFlip trunque el resto.

Por supuesto, aunque estos servicios son gratuitos,usted todavía tendrá que pagar cuotas por datos y texto a su compañía celular. Y si no tiene un plan de datos o de texto ilimitados, estos costos podrían acumularse rápidamente. Además, mientras más rápido sea su servicio inalámbrico (los servicios EVDO y HSDPA son los más rápidos), mejor. 

Fuente: www.pcwla.com 

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